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如何使用Excel管理项目?

1。什么是复杂的问题?

复杂的问题需要许多过程,涉及与许多人的交流,人们的注意力不能持续集中,这就很容易忘记许多重要的步骤。像这样的问题需要项目管理工具来检查它们是否错过了重要节点的重要链接。

例如,总是有十几个工作任务同时在你手中运行,如果你不能匆忙处理它们,你总是怀疑你的生活。除了完成领导分配的任务,他们还需要与其他部门沟通。微信社区的需求不断变化.他们希望一天工作25个小时,但工作进度仍然难以控制,而且经常被耽搁。我们做什么呢

有些人会说使用专门的项目管理软件来管理多个任务是好的,但是你仍然需要花时间去适应各种项目管理软件。你的时间有限,你没有时间学习额外的东西。

最重要的是其他人可能无法打开您发送的工作文档。因为不是每个人都在他们的电脑里安装了这个软件。

如果你用Excel来做,会简单得多,因为工作场所的每个人都有自己的电脑,而且几乎每个人都可以用Excel,这可以大大提高工作效率。最重要的是,Excel简单易用,你不需要花太多时间去掌握它。

此时,我们可以用Excel来做项目管理中常用的甘特图。

2。什么是甘特图?

甘特图以作者甘特先生的名字命名。横轴表示时间,纵轴表示项目中的每个任务。条形图显示项目中每项任务在一段时间内的进度。

3。什么是项目管理文档?

许多初创公司没有项目经理,通常技术人员是项目负责人。

在这一部分,我将教你如何通过一个实际的战斗案例,使用Excel绘制甘特图,从而管理项目并自动生成项目进度报告。

我们可以根据项目需求,使用Excel做以下项目管理文档。

图片中的序号对应l项目管理文件,分为三部分:

1)项目进度表

用于记录项目各任务模块的数据,以及相应的负责人、开始时间和项目周期。

2)甘特图

通过甘特图可以清楚地看到每个任务的进度。

3)项目分析

项目图表分析是基于项目计划数据自动生成的,不需要额外的人工更新,因此最大限度地减少了人员的工作量。

这部分主要是为了方便对项目信息和人员任务安排信息的整体查看,帮助最大限度地利用人员时间和效率,减少资源浪费。

您可以每周向所有相关人员发送项目进度文档,每个人都可以看到整个项目的进度和他们当前的工作任务。向首席执行官汇报也一目了然。

整个文档不难制作,完成后可以多次重复使用,大大提高了使用的乐趣和效率。

我会教你如何使用Excel制作这样的项目管理文档。

4。如何用Excel制作甘特图?

1)如何制定项目进度表?

在Excel中输入项目明细,即每个任务的名称、负责人、开始时间和天数。

上图中红色框中的内容是几个附加的辅助列。红色框中的数据是使用Excel中的函数计算的。如果你在这里不理解它们也没关系。我将在最后发出这个项目文件。你可以直接使用我给你的项目文件。

如果你想了解更多关于Excel函数的知识,我也会在最后给你一个补充学习资料。在补充学习下是可以的。

让我简单解释一下这些辅助列是如何计算的。

辅助栏截止时间中的值等于开始时间加上所需的天数;

完成日期中的today()函数是当天的日期,完成日期从当天的日期和开始日期开始计算。

未完成天数等于所需天数减去已完成天数。

这样,我们就完成了项目进度。辅助栏中的数据将根据其他栏的值动态变化,无需填写手册

步骤3:选择图表,点击鼠标右键,选择“选择数据”按钮

步骤4,在弹出的对话框中选择添加。下图中的对话框

出现。步骤5:在系列名称中选择时间表中的开始时间列名称。在序列值的开始时间列中选择数据。开始时间作为水平轴添加到甘特图中。

步骤6,我们将开始时间移到前面,我们可以看到图表中的绿色条是开始时间。

让我们继续优化图表。

步骤7,我们设置坐标轴。

选择垂直轴,用鼠标右键选择“格式化轴”,在弹出的对话框中选择“反转类别”。我们可以看到垂直轴安装任务是按顺序排列的,水平轴开始时间已经移到了顶部。

我们看到横轴时间是混乱的。在下图中,我们将继续设置横轴时间。

选择水平轴,右键单击并选择“格式化轴”。在弹出的对话框中,最小值被设置为计划开始时间的最小日期,并在输入日期后按回车键。最大值被设置为计划截止日期中的最大日期。

设置后,我们可以看到下图的效果。

我们选择绿色条并选择不填充来隐藏它,我们得到甘特图。然后对图表进行一些细节优化,使甘特图看起来更好。

3)如何进行管理文件的第三部分项目分析?

估计总天数、完成天数和未完成天数可通过添加之前的计划列获得。

然后插入饼图以获得项目完成进度。

在明细表上制作一个数据透视表,可以得到项目人员工作量的直方图。

5。模板下载

在我们面前,我们学习了如何使用Excel来制作甘特图和自动报告,以在面对复杂问题时推进项目进度。

我希望你能按照前面的步骤自己练习。

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